L’importance du contrat de service

Pour bien s’entendre avec ses clients.

 

Consulter notre courte vidéo sur les éléments importants du contrat de service:

En affaires, on dit souvent que le client est roi. Pour qu’il en soit ainsi, il existe plusieurs façons de satisfaire la clientèle et surtout, d’éviter les mésententes. C’est pourquoi il est important de prévoir un contrat de services. On le sait, un client qu’il soit satisfait ou non, parlera de nous! L’efficacité de la veille règle du «  bouche à oreille » a fait ses preuves mais pour qu’elle vous soit bénéfique, le client doit être comblé et confiant. Bref, ce que je vous propose aujourd’hui, c’est une situation gagnante tant pour vous que pour votre clientèle.Que vous soyez graphiste, photographe, peintre muraliste, programmeur,  menuisier, etc., vous offrez des services, vous avez donc besoin d’un contrat pour vous protéger vous et votre clientèle et ainsi, avoir la satisfaction et la paix d’esprit à tous les niveaux.Il vous faut un bon contrat de service, c’est-à-dire qu’il protège les deux parties.En premier lieu, lorsque je rencontre mes clients, je vérifie les informations quant à la soumission et/ou le contrat de services. La plupart de mes clients possèdent déjà un contrat de service rédigé en majorité pour le bénéfice de leur clientèle. Celui-ci contient entre autres, les services offerts, un échéancier des travaux et l’entente sur le prix. Cependant, il n’est pas rare qu’il n’y ait aucune clause leur permettant d’exonérer leur responsabilité en cas de problème et non plus, en ce qui concerne les obligations du client.

Il est à noter qu’en l’absence de contrat, les règles édictées au Code civil du Québec sous le contrat d’entreprise ou de service, trouveront application aux articles 2098 et ss.

Voici donc quelques éléments essentiels à retrouver dans votre contrat de service:

Qui est votre client?

Il faut être vigilant quant à savoir qui est le client précisément et surtout lorsqu’il s’agit d’une compagnie. D’ailleurs, il est important de connaître le nom exact de celle-ci car le contrat doit être fait au nom de la compagnie et signé par son représentant légal. Donc il y a nécessité de vérifier si cette personne a l’autorité pour signer le contrat au nom de la compagnie. On ne doit en aucun cas, rédiger le contrat de service au nom d’une personne physique au lieu de la compagnie.

Il est donc important de vérifier auprès du Registraires des entreprises du Québec (site web), les informations essentielles telles que le nom exact et entier de la compagnie et l’adresse de son siège social. On s’assure également que votre contact (client) soit un membre du conseil d’administration de l’entreprise ou un dirigeant autorisé. Toutes ces informations se retrouvent sur le site.

Obligation des parties.

D’abord, en tant que fournisseur de services, vous devez fournir une description précise de votre projet ou de vos services. Et s’il y a lieu, le nombre d’échantillons qui seront réalisés, les extras à prévoir, les exclusions au contrat, etc.

Mais le client a également des obligations qui doivent être prévues au contrat. Par exemple, il doit assurer sa disponibilité pour valider les étapes du projet, vous fournir des informations exactes et ce, dans un délai raisonnable.

Prix du projet (ou type de contrats).

Il existe différents modes de fixation de prix qui n’entraînent pas les mêmes conséquences légales. On parle ici de l’estimation, du contrat à forfait, du contrat à prix unitaire et  du contrat « coût plus honoraire ». Lorsqu’on propose un prix il y a donc lieu de prévoir précisément si en tant qu’entrepreneur vous pouvez modifier ce prix en cours de route ou non.

Modalité de paiement.

Il est important de prévoir les modalités de paiement. En effet, le Code civil du Québec prévoit qu’à moins de convention contraire entre les parties, tant que la réception de l’ouvrage n’a pas eu lieu, le client n’est pas tenu de payer le prix.

Intérêts.

Il est préférable de prévoir un taux d’intérêt si des sommes sont dues suite à la livraison des travaux advenant le cas où un client ne paie pas selon les délais convenus. Ce taux d’intérêt doit être raisonnable. Et à défaut d’entente écrite, il n’est pas possible de facturer les intérêts avant l’envoi d’une mise en demeure.

Échéancier des travaux.

Dans les cas où vous énoncez une date butoire des travaux ou encore vous prévoyez un échéancier, vous serez alors tenus des retards dans cet échéancier. C’est pourquoi il est important de prévoir des ‘portes de sortie’ en cas de retard qui n’est pas dû par votre faute. Ces portes de sortie dépendront de chaque situation et vous protégerons en cas de force majeure qui vous empêcherait de terminer les travaux dans les délais fixés.

Aussi, il y a lieu de prévoir une clause pénale si le client se retrouve par sa faute, en défaut de respecter les échéanciers.

Résiliation.

La loi prévoit un cadre légal au niveau de la résiliation du contrat de service qu’elle soit faite par le client ou l’entrepreneur. Voici les deux situations.

– La résiliation par le client

Le client peut résilier le contrat unilatéralement, c’est-à-dire, sans l’accord de l’entrepreneur, même si la réalisation de l’ouvrage ou la prestation du service ait déjà été entreprise. Ce droit à la résiliation n’a pas à être motivé. Il est lié à la nature même du contrat d’entreprise ou de service qui repose sur les attentes particulières du client.

Évidemment, le client est tenu de dédommager le prestataire de service pour les dommages causés par cette résiliation unilatérale, puisqu’il ne pourra pas obtenir l’exécution spécifique de l’obligation. Ce dédommagement ne comprendra pas la perte de profits, car cela aurait pour effet de rendre inopérant le droit de résiliation du client.

Il y a lieu de prévoir dans le contrat de service que le client n’a pas le droit de fin unilatéralement au contrat. Sinon il y a lie de prévois un préavis de résiliation et une pénalité en cas de résiliation. Aussi, si la résiliation est possible par le client, le contrat pourrait par exemple prévoir que le client doit avoir un motif sérieux pour mettre fin au contrat. À défaut, les articles du Code civil du Québec trouveront application.

– La résiliation par l’entrepreneur ou le prestataire de services.

Selon le Code civil du Québec, le prestataire de service ne peut résilier unilatéralement le contrat que pour un motif sérieux. Au surplus, il ne peut le faire à contretemps. Autrement, il est tenu de réparer le préjudice causé au client par cette résiliation. Cet article étant pas d’ordre public, il est possible d’y déroger par contrat.

Propriété intellectuelle.

La propriété intellectuelle existe pour protéger vos œuvres, vos créations, vos idées, etc. À cet effet, il est important et opportun de prévoir une clause relative à la propriété intellectuelle et si vous renoncez à vos droits moraux sur l’œuvre. Si tel n’est pas le cas, il y a lieu de prévoir quelle utilisation est permise par votre client.

Si vous ne renoncez pas à vos droits moraux, cela veut dire que le client sera tenu, par exemple, de veiller au bon entretien de votre œuvre (matérielle). À défaut, il sera passible de dommages et intérêts.

– Confidentialité.

Une clause de confidentialité pourrait rassurer votre client qui vous confie des informations confidentielles sur son entreprise et vice versa.

Exonération de responsabilité.

Il est important de prévoir des cas où la responsabilité de l’entrepreneur ne pourra être retenue. On parle alors d’exonération de responsabilité. Ces clauses seront rédigées et adaptées à votre situation et à la nature des travaux.

Clause de médiation

L’incorporation de clause obligatoire de médiation dans vos contrats commerciaux pourrait en effet s’avérer un outil extrêmement utile pour prévenir ou résoudre un conflit de façon rapide et économique.

La médiation est un processus de décision à la suite d’un dialogue, d’une négociation assistée ou facilitée par un tiers neutre et impartial (le médiateur). Sans que le médiateur ne puisse décider à la place des parties, il favorise une entente librement choisie par les parties, de façon amiable et qui leur est mutuellement acceptable.

Lorsque les parties à un contrat prévoient ensemble, d’un commun accord, de se soumettre obligatoirement à une ou plusieurs séances de médiation via une clause contractuelle, il y a tout à parier qu’elles arriveront à faire d’importantes économies dans la gestion et la résolution de leurs conflits et de leurs litiges, qui font partie du monde des affaires.

Enfin, avec un contrat de service, un client ne peut contester votre mandat et il permet d’avoir une discussion précise avec vos clients sur l’étendue de vos services et vos attentes réciproques. Avec une entente claire, on évite par la suite bien des malentendus.

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Je propose donc de vous aider dans la rédaction de votre contrat de service adapté à votre situation. Et dites-vous qu’un petit investissement pour vous protéger peut éviter des grandes pertes de coûts en cas de litige avec votre client.

En espérant que cet article vous aura permis de bien saisir l’importance d’un contrat de service et son utilité.

Il me fera plaisir de vous rencontrer.

Sylvie Bougie, avocate
418.263.4652

One thought on “L’importance du contrat de service

  1. hanim 7 août 2014 at 15 h 05 min

    merci Sylvie

    Cordialement.

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