Un des avantages de créer une société est la responsabilité limitée des administrateurs. Vous protégez ainsi votre patrimoine personnel en cas de poursuite contre la société ou d’insolvabilité de la société.
Dans le présent article, on traite certains cas d’exception, les plus fréquents, où la responsabilité personnelle des administrateurs peut être engagée. Il y a d’autres situations, moins fréquentes, qu’on n’abordera pas ici, entre autres, afin de ne pas trop alourdir le texte.
- Le cautionnement personnel de l’administrateur
Dès qu’un administrateur cautionne (anciennement, endosse) les obligations de la société, il s’engage de façon personnelle à respecter les obligations de la société.
Lorsque vous cautionnez personnellement une dette ou une obligation de la société, vous devenez personnellement responsable de cette dette ou de cette obligation en cas de défaut de la société.
On exige souvent de l’administrateur de cautionner un prêt, une marge de crédit ou un bail commercial. On peut lui demander également de cautionner l’ouverture d’un compte fournisseur.
Vous devez être très prudent lorsque vous vous engagez personnellement. Vous devriez avoir le réflexe de refuser de signer ce cautionnement ou encore de le limiter à un certain montant fixe ou à une certaine durée. Plusieurs signent ou se sentent obligés de signer un cautionnement sans même prendre conscience des répercussions potentielles. On vous recommande donc la prudence à ce propos.
Si vous quittez la société, il est important de vous assurer d’être dégagé de tous les cautionnements que vous avez pu contracter au cours de vos affaires.
En pratique, disons que vous n’avez pas vérifié si le créancier de la société vous a dégagé de votre cautionnement au moment de votre départ. Vous pourriez avoir la bien mauvaise surprise de devoir payer une dette contractée par la société, même si vous avez démissionné de vos fonctions depuis des années!
- La déduction à la source
Lorsque vous avez des employés, vous devez conserver un montant d’impôt sur le revenu de l’employé ainsi qu’un montant pour le Régime de rentes du Québec (RRQ), la Commission de la santé et de la sécurité du travail (CSST) et autres. On parle alors des déductions à la source.
Chaque mois ou chaque trimestre, selon l’entente avec les autorités fiscales, vous devez leur remettre ces déductions à la source. Une des responsabilités les plus fréquentes des administrateurs est le défaut de paiement de ces déductions par la société.
Les administrateurs sont tenus conjointement et solidairement de rembourser les impôts sur le salaire et aussi toutes les déductions, comme les contributions au régime d’assurance emploi, au régime de pensions du Canada et au Régime des rentes du Québec.
Lorsqu’un administrateur est tenu de payer solidairement une dette, cela veut dire qu’il peut être condamné à payer la totalité de la dette, et ce, même s’il y a trois administrateurs dans la société.
Un créancier pourrait décider de poursuivre un seul des administrateurs, habituellement le plus solvable, et de lui réclamer la totalité de la créance.
L’administrateur conserve, en cas de tel paiement, un recours personnel contre les deux autres administrateurs. Toutefois, il y a un risque que ces deux administrateurs soient insolvables.
En tant qu’administrateur, vous devez donc veiller à ce que le gestionnaire qui se charge du paiement des salaires et de la comptabilité s’assure de remettre ces montants au gouvernement. Vous pouvez exiger de recevoir une copie de ces paiements.
En tout temps et en cas de démission à titre d’administrateur, assurez-vous que ces montants ont été payés, qu’il n’y a pas de retard et que la société détient des provisions suffisantes pour le prochain paiement aux autorités fiscales. Ainsi en cas de défaut de la société et de recours contre vous, vous pourrez établir que vous avez agi avec prudence et diligence. Il s’agit d’un moyen de défense pour vous éviter un recours personnel.
- Le paiement de la TPS et de la TVQ
Puisque la société prélève les taxes à titre de mandataire des autorités fiscales, elle a l’obligation de les rembourser à ces autorités dans les délais requis. À défaut de quoi, les administrateurs seront également tenus responsable conjointement et solidairement de ces montants en plus des intérêts et des pénalités applicables. Les administrateurs peuvent également engager leurs responsabilités pénales en cas de défaut et ainsi encourir les sanctions prévues au Code criminel.
Les taxes doivent donc être remboursées avec diligence et sans que cela ait pour effet de rendre la société insolvable. Il est donc primordial de ne pas se servir de ces montants comme effet de levier pour emprunter de l’argent ou contracter de nouvelles dettes.
Encore une fois, il est important de s’assurer que la société soit à jour en ce qui concerne les paiements et qu’elle ait des provisions suffisantes pour payer le prochain versement des taxes, en tout temps et au moment de votre démission comme administrateur, le cas échéant. Ce sujet est abordé à l’article 4.
- La déclaration et le versement de dividendes
Le conseil d’administration peut déclarer et verser des dividendes lorsque la société a des surplus.
À l’inverse, on ne doit pas déclarer ni verser de dividendes en argent ou en biens si on a des motifs raisonnables de croire que, à la suite du versement de ce dividende, la société deviendrait incapable d’acquitter son passif à échéance. De plus, le versement de dividendes ne doit pas entamer le capital de la société, du moins si la valeur de réalisation de l’actif de la société n’excède pas sa valeur comptable.
Ainsi, si le conseil d’administration permet le versement d’un dividende en violation des règles, les administrateurs qui ont consenti à ce versement sont conjointement et solidairement responsables de le rembourser à la société. Cela s’applique si la société n’a pas été en mesure de le récupérer par les bénéficiaires du dividende.
Par conséquent, il est primordial de vous assurer, avec l’aide de votre comptable, que la société a les moyens de verser tout dividende. À défaut de quoi, vous devrez réclamer ce montant à vos actionnaires, en courant le risque que ces derniers n’aient pas la capacité de les rembourser. Vous seriez alors responsable de rembourser le tout à la société ou au créancier de la société qui conteste la transaction.
- Le salaire impayé des employés
Un fait souvent méconnu est que les administrateurs sont conjointement et solidairement responsables envers les employés de la société jusqu’à concurrence d’un montant représentant six mois de salaire. L’administrateur sera responsable s’il était en poste alors que l’employé a acquis le droit de réclamer son salaire.
Il faut donc être très prudent dans la gestion financière de la société. On doit s’assurer que la société ait toujours les capacités financières de payer le salaire de ses employés.
Il serait préférable que le conseil d’administration décide de licencier les employés au plus vite, plutôt que de devoir payer personnellement ces salaires.
- La dissolution
En cas de dissolution, les administrateurs doivent s’assurer que la société ne doit aucune somme aux autorités fiscales. À défaut de quoi, les lois fiscales rendent les administrateurs solidairement responsables du paiement des sommes dues par la société au moment de la dissolution de la société. Il est possible d’obtenir un certificat qui atteste le paiement de toute somme due aux autorités fiscales avant de procéder à la dissolution de la société.
- La faute d’un administrateur
Il arrive souvent qu’un créancier, au cours d’une poursuite contre la société, poursuive également un administrateur en invoquant soit le principe du soulèvement du voile corporatif, soit sa faute extracontractuelle ou celle de la société. Si, à titre d’administrateur, vous effectuez de fausses représentations ou de fausses déclarations, vous falsifiez des documents ou des renseignements de la société, vous pourriez être tenus personnellement responsable envers le tiers.
De plus, les tribunaux n’hésitent pas à imposer une responsabilité personnelle à un administrateur s’il s’est approprié des biens ou à détourner des biens de la société ou de tiers.
Enfin, si un tiers peut démontrer la mauvaise foi ou l’intention malicieuse d’un administrateur, il pourra le tenir personnellement responsable si la société ne respecte pas ses engagements vis-à-vis de ce tiers.
Aussi, si la société, par l’intermédiaire de son conseil d’administration, commet un délit ou une fraude, les administrateurs pourraient être tenus personnellement responsables vis-à-vis du tiers. Le tiers doit prouver que les administrateurs ont participé à la fraude ou au délit.
Il existe plusieurs cas de poursuite d’un tiers ou d’un créancier envers la société et ses administrateurs. Cependant, s’il ne s’agit pas d’un des cas où sa responsabilité peut être retenue, l’administrateur pourra tenter de faire rejeter la requête à son égard.
Conclusion
On comprend qu’en règle générale les administrateurs ont des responsabilités, tant envers la société qu’envers les tiers. Il est donc préférable d’agir avec prudence et diligence dans sa gestion. En cas de doute, il vaut mieux documenter ses décisions ou demander des preuves comptables à ses cogestionnaires plutôt que de démontrer de l’aveuglement volontaire.
N’hésitez pas à me faire signe pour plus de questions à ce sujet.
Sylvie Bougie avocate
sbougie@vigiquebec.com
