Chaque entreprise fait face à des risques qui pourraient représenter des menaces pour sa réussite ou qui auront un impact sur sa valeur.

Le risque se définit comme la probabilité d’un événement et ses conséquences. La gestion des risques est l’utilisation de processus, méthodes et outils pour gérer ces risques.

Dans le cadre de la gestion des risques pour votre entreprise, songez à identifier tout ce qui pourrait mal tourner au sein de l’entreprise. En analysant vos risques, vous pourrez être en mesure de mettre en œuvre, dans le cadre d’une saine gestion, des stratégies pour faire face à ces risques ou en diminuer les impacts. L’un des risques fréquents pour les entreprises sont les indispensables.

Premier principe: vous devriez gérer votre entreprise en tenant pour acquis que personne n’est irremplaçable et que n’importe qui peut quitter demain (que ce soit volontairement ou pour cause de maladie ou de décès). Il n’est pas rare que des changements surviennent dans l’entreprise, même à des postes de direction importants. Il en est de même avec les faillites ou les liquidations d’entreprise, qui font en sorte que, si votre entreprise dépend d’une seule autre entreprise, vous êtes très à risque.

Voyons quelques mesures à mettre en place afin de maximiser la valeur de votre entreprise en minimisant ces risques.

• Le transfert des données

D’abord, concernant les informations de l’entreprise, vous devez faire en sorte que toute l’information utile pour l’entreprise, que ce soit les mots de passe, les codes d’accès, les listes de clients, les listes de fournisseurs, les listes de prix, et toute information privilégiée soient en tout temps accessibles à au moins deux personnes. Sans divulguer à tout vent les informations sensibles ou privilégiées de l’entreprise, il est important de s’assurer que quelques personnes clés aient accès à ces informations. Une sauvegarde adéquate de ces informations doit également être effectuée régulièrement. En prenant ces quelques mesures, vous minimisez les risques de perdre des données vitales.

Au niveau financier, vous devriez faire en sorte qu’il y ait plus d’un signataire autorisé au compte de banque, que les accès ne soient pas tous contrôlés par une seule personne et qu’il y ait plusieurs cartes au compte bancaire de l’entreprise. Si vous souhaitez qu’une seule personne soit autorisée à avoir les accès pour effectuer des transactions bancaires, assurez-vous du moins qu’au moins une autre personne puisse consulter les comptes. De plus, prévoyez un mandat de protection en cas d’inaptitude de la personne en charge de l’aspect financier de l’entreprise. Vous vous éviterez ainsi beaucoup de délais et de soucis.

Même chose pour la gestion de la clientèle: assurez-vous que toutes les informations relatives aux clients, les suivis effectués aux dossiers des clients, les différents rappels au niveau des comptes à recevoir, les ententes de paiement, etc., soient consignées dans un dossier facilement accessible à plus d’une personne. La mise en place d’un logiciel de gestion de la relation client (GRC), communément appelé CRM (customer relationship management), peut être très utile relativement à tout ce qui a trait à l’information concernant la clientèle, le suivi après vente et la prospection. Le CRM permet également une sauvegarde de ces données.

Exemple

Natasha opère une entreprise d’esthétique. Jeanne s’occupe de l’animation des réseaux sociaux pour l’entreprise et du contenu de son site internet. Elle est en possession de l’ensemble des codes d’accès des réseaux sociaux et du site web de l’entreprise. À la suite d’une chicane avec Natasha, Jeanne quitte brusquement l’entreprise. Vu son départ précipité, Natasha doit maintenant retrouver ces accès et récupérer les codes. Le tout s’avère plus complexe qu’elle ne croyait et elle craint que Jeanne ne supprime les données des comptes, vu le conflit entre elles.

• La transmission du savoir et des connaissances

Vous devriez également vous assurer que le savoir et les connaissances de l’entreprise sont partagés entre plusieurs personnes ou du moins qu’ils sont facilement transférables.

Pour les données techniques, il peut être utile de mettre en place un guide d’instructions, par exemple. Une entreprise dont l’expertise pointue dépend d’une seule personne est très à risque, et il y a lieu, dans ce cas, de s’assurer que cette personne documente ses actions et ses connaissances pour éviter des ennuis si jamais elle partait.

Il arrive aussi qu’un cocontractant fournisse une formation sur un produit ou un service nécessaire à l’entreprise. Si le prix de cette formation est inclus dans les services du cocontractant, il se peut que l’entreprise doive payer de nouveaux frais si de la formation supplémentaire s’avère requise suite au départ d’un des employés. Par conséquent, pour éviter bien des frais et des délais, faites en sorte que la formation soit véhiculée au sein de l’entreprise et que plusieurs employés connaissent les données techniques des produits qu’elle utilise dans le cadre de ses affaires.

Pour les mêmes considérations, si l’entreprise fait beaucoup de recherche et de développement dans le cadre de ses activités, il peut être important que plusieurs employés soient impliqués dans le développement de ces nouvelles idées ou de ces innovations.

Mon conseil

Il y a lieu de prévoir la transmission de rapports de développement des projets ou d’effectuer des rencontres de suivi. Sinon, le départ d’un des employés impliqués dans le développement de l’entreprise pourrait vous coûter très cher.

Exemple

Sophie exploite une entreprise qui offre des services d’analyse des infrastructures avec des drones. Comme il s’agit d’une technologie assez nouvelle, Sophie a engagé Pierre pour l’aider dans le développement de nouvelles fonctionnalités sur les drones, permettant un travail plus efficace. Pierre étant de personnalité plutôt solitaire, peu de membres de l’équipe sont au courant des développements technologiques sur lesquels il travaille. Heureusement, Pierre rédige des rapports de suivis qu’il classe sur le serveur de l’entreprise. Ainsi, s’il lui arrive quoi que ce soit (maladie, invalidité, départ), son successeur pourra continuer son travail.

• La dépendance à un client ou à un fournisseur

Une entreprise qui dépend d’un seul gros client ou fournisseur est vulnérable. Vérifiez si un de vos clients est responsable d’une grosse portion de vos ventes. Si c’est le cas, assurez-vous d’abord d’avoir une entente écrite avec ce client pour le conserver longtemps (entente claire, durée précise). Si ce client fait en sorte que vous devez engager des dépenses importantes, songez à inclure une clause l’obligeant à vous donner un préavis de résiliation ou à vous payer une pénalité en cas de résiliation hâtive du contrat. Sachez également que, si votre entreprise a besoin de financement dans le cours de ses activités ou si vous désirez la vendre, il y a de fortes chances que la dépendance envers ce client soit considérée comme un facteur de risque pour l’institution financière. Ainsi, pensez à développer d’autres clients pour assurer la continuité de votre entreprise en cas de départ de ce client et pour en maximiser la valeur. Quant à vos fournisseurs, s’ils sont indispensables au succès de votre entreprise, assurez-vous qu’ils sont en mesure de suivre sa croissance. Si possible, tentez de diversifier vos ententes et développez des plans B en cas de problème avec vos fournisseurs importants.

Exemple

Jean opère dans la vente et la commercialisation d’un produit automobile innovateur. Bien qu’il soit l’inventeur de ce produit, il n’a ni les installations ni les connaissances pour le fabriquer à grande échelle. Par conséquent, il fait affaire avec FabrikTout, une entreprise locale de Sainte-Croix. Ce fabricant a d’ailleurs participé activement à la conception du prototype final et, en contrepartie de ses efforts, a demandé d’être le fabricant exclusif du produit. Après un passage à une émission de télé populaire, les ventes explosent et Jean commence à vendre son produit partout au Canada. Or, FabrikTout n’a pas les installations permettant de fournir à la demande et les carnets de commandes ne font que s’allonger. Comme Jean est lié à ce seul fabricant, cela entrave son développement. Afin d’éviter cette situation, Jean aurait pu prévoir que FabrikTout possède l’exclusivité dans la fabrication du produit tant et aussi longtemps qu’il fournit à la demande et assure un certain délai de livraison.

Dans vos contrats, il faut penser au meilleur scénario mais également au pire et vous assurer que votre entreprise est bien protégée, quoi qu’il arrive.

Conclusion

L’adoption de ces quelques habitudes de gestion peut vous éviter bien des tracas en plus de conférer davantage de valeur à votre entreprise. Simples et efficaces, elles rendront votre entreprise moins à risque et plus durable.

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Sylvie Bougie, avocate

sbougie@vigiquebec.com