Si vous exercez dans le domaine de la vente de produits, il y a fort à parier que vous faites affaire avec un ou plusieurs fournisseurs de marchandises, matières premières ou fournitures. Il est aussi possible que vous agissiez vous-même comme fournisseur pour vos clients. Dans les deux cas, ce chapitre est pour vous.

Souvent, les entrepreneurs utilisent un bon de commande pour traiter leurs commandes avec leurs clients. Or, ce bon de commande est peu détaillé et ne protège aucunement les parties, à part en faisant la preuve qu’une commande a été passée. Il arrive qu’on ne retrouve même pas le prix sur le bon de commande! Un bon de commande est utile si un contrat d’approvisionnement l’accompagne et établit les règles légales qui le régissent. Or, trop souvent, les entrepreneurs l’utilisent seul!

Une bonne pratique à mettre en place immédiatement est donc de conclure un contrat d’approvisionnement avec vos principaux fournisseurs. En tant qu’entreprise œuvrant dans les produits, ce contrat devrait être au cœur de vos activités.

Pour vous distinguer sur le marché, il est possible de conclure des contrats exclusifs avec certains de vos fournisseurs. De plus, dans tous les cas, le contrat vous assure d’établir clairement le prix, les modalités de paiement, les modalités de livraison, la responsabilité des parties, les garanties offertes, etc. Voici les clauses les plus importantes à retrouver dans le contrat d’approvisionnement.

• L’objet du contrat

Les biens faisant l’objet du contrat doivent être clairement définis. Dans certaines ententes, le prix établi le sera en fonction d’un engagement ou d’une demande à s’approvisionner selon une certaine quantité de base ou encore de façon exclusive auprès du fournisseur.

Si un approvisionnement de base est prévu, il est possible de prévoir également les modalités d’un approvisionnement excédentaire, si, par exemple, la demande s’avérait plus forte.

Mon conseil

Si vous vous liez de façon exclusive à un fournisseur pour votre approvisionnement, assurez-vous qu’il pourra fournir à la demande, et envisagez une croissance rapide de cette demande. Dans cette analyse, songez à la capacité de production du fournisseur, à ses délais de livraison, aux prix avantageux qu’il peut vous offrir si vous dépassez l’approvisionnement de base, etc. Si vous croyez que ce fournisseur ne pourra pas répondre à la demande, il est possible de prévoir au contrat que l’approvisionnement excédentaire lui sera offert en premier, mais que par la suite, il renoncera à son exclusivité s’il ne peut l’assurer.

• Obligations du fournisseur

Les différentes modalités de l’approvisionnement doivent être prévues dans l’entente. On pense, entre autres, à la responsabilité liée à l’emballage, à l’étiquetage, à la manutention et à la livraison des biens.

Si un échéancier doit être respecté, cela devra également être mentionné au contrat.

De plus, si le fournisseur doit respecter des normes de qualité dans la fabrication des biens, ou s’il fournit des garanties, cela devra aussi être détaillé au contrat.

Vu les garanties offertes par le fabricant, le vendeur et le distributeur, le client exige parfois que le fournisseur inclue à son contrat une clause d’indemnisation. Ainsi, en cas de poursuite de ses acheteurs, le client pourra se retourner contre le fournisseur pour honorer ses responsabilités et même l’indemniser pour les frais encourus dans le cadre de ce litige.

Finalement, le fournisseur atteste généralement qu’il détient tous les permis d’exploitation requis afin d’opérer son entreprise.

• Obligations du client

Généralement, le client s’engage à payer la contrepartie établie et à prendre possession des biens sans retard au contrat.

Il est intéressant de prévoir également l’obligation du client de collaborer avec le fournisseur, si c’est requis, par exemple, pour l’approbation des biens s’ils sont uniques au client.

Si le fournisseur désire que le client utilise ses services en exclusivité, cela se retrouvera dans les obligations du client.

Finalement, le client peut s’obliger à passer ses commandes selon les normes prescrites par le fournisseur en utilisant le bon de commande, par exemple.

• Transport et responsabilité en cas de perte

Trop souvent, des malentendus ou des mauvaises surprises surviennent au niveau de la responsabilité des pertes, surtout lorsque les parties effectuent la délivrance du produit par l’intermédiaire d’un transporteur. Si le transport s’effectue à l’étranger, cela rend la situation encore plus laborieuse et délicate.

Voyons les différentes modalités applicables dans le cadre du transport des biens.

• Notions de livraison et de délivrance

Les règles relatives à la délivrance sont au cœur du contrat d’approvisionnement. Dans la vie de tous les jours, on a tendance à confondre délivrance et livraison.

Dans le jargon juridique, on parle de délivrance lorsque le fournisseur met le produit à la disposition du client. Lors de la délivrance, le fournisseur transfère à celui-ci la possession du produit et la responsabilité de ce dernier en cas de perte. Au sens propre, la livraison implique la remise du produit au client.

La délivrance peut avoir lieu lors de la livraison du produit ou encore lors de la prise de possession du produit chez le fournisseur ou encore lorsque le fournisseur avise le concepteur que le produit est prêt. Les parties peuvent également convenir que la délivrance se fera à un intermédiaire, par exemple un transporteur qui assumera la responsabilité de transporter le produit chez le client, ou à l’endroit indiqué par lui.

Dans le contrat, il est donc important de statuer de quelle façon aura lieu la délivrance du produit en faveur du client. Cette décision aura un impact sur la responsabilité des parties en cas de perte, vol ou endommagement des produits. Il est préférable d’inscrire clairement au contrat les responsabilités des différentes parties et d’exiger la prise d’une assurance pour couvrir la responsabilité de l’une ou des deux parties avant le début de l’entente entre les parties.

Mon conseil

Si vous faites affaire avec un transporteur, assurez-vous d’avoir une entente écrite avec ce dernier décrivant l’ensemble de ses obligations, incluant une couverture d’assurance.

 Les conditions internationales de vente

Si vous expédiez ou recevez des marchandises à l’étranger, vous devez connaître les conditions internationales de vente, aussi appelées Incoterms (acronyme de l’anglais international commercial terms). Sachez que ces abréviations sont généralement utilisées en matière de transport, même s’il s’effectue uniquement sur le territoire canadien.

Les conditions internationales de vente sont des abréviations qui correspondent à des règles normalisées ayant été élaborées par la Chambre de commerce internationale. Elles servent à définir les obligations relatives à la livraison des marchandises ainsi que le partage des responsabilités entre le vendeur et l’acheteur. Les deux parties sont ainsi protégées et il n’y a pas d’ambiguïté lors de la conclusion du contrat ou de l’entente.

Sachez que les Incoterms ne définissent pas le moment du transfert de propriété, mais seulement le moment du transfert des risques liés au transport, des différents frais et de l’organisation du transport. Le moment du transfert de propriété s’effectue à la délivrance des biens.

Il y a, depuis 2011, onze Incoterms: DAT (Delivered at Terminal), DAP (Delivered at Place), EXW (Ex Works), FCA (Free Carrier), FAS (Free Alongside Ship), FOB (Free on Board), CFR (Cost and Freight), CIF (Cost, Insurance and Freight), CIP (Carriage and Insurance Paid to), CPT (Carriage Paid to), DDP (Delivered, Duty Paid).

Sans entrer dans le détail de chaque Incoterm, le plus utilisé en pratique est l’entente de type Free on Board, ou FOB. Dans ce cas, dès que la livraison ou la délivrance a eu lieu auprès de l’intermédiaire, il y a transfert des risques en faveur du client/acheteur, car, ce faisant, le fournisseur/vendeur a rempli son obligation de délivrance et le client exerce ses droits et assume les risques, selon les ententes avec le transporteur. Ainsi, si le produit est perdu ou volé, les risques ont été transférés au client, qui pourra, le cas échéant, réclamer du transporteur les dommages-intérêts si la perte ou le vol est survenu par sa faute.

L’intérêt d’adopter les Incoterms est que les actions et responsabilités des parties sont clairement décrites. Ainsi, selon le choix de l’Incoterm, on sait:

• qui fait quoi dans les transports de marchandises;
• qui paie le transport;
• qui assure la marchandise;
• et à partir de quel point géographique.

Également, il est important, dans un tel contexte, de prévoir qui sera en charge du dédouanement et des frais afférents.

• Lieu de prise de possession

Selon que le fournisseur effectue la livraison ou que le client effectue le transport des biens, il peut être pertinent de prévoir que les lieux de livraison chez le client ou de prise de possession chez le fournisseur devront respecter les règles de santé et de sécurité pour permettre une livraison/prise de possession des biens sécuritaire. Cet élément est souvent négligé, mais des lieux non conformes pourraient empêcher de remplir cette obligation. Si les biens sont livrés chez le client mais que ceux-ci doivent être pesés, il est aussi adéquat de prévoir le matériel requis de la part du client pour effectuer cette pesée.

Aussi, si des heures d’ouverture sont prévues pour le client ou le fournisseur, cela devrait être spécifié au contrat pour éviter tout déplacement inutile de l’une ou l’autre des parties.

Mon conseil

Assurez-vous d’examiner les produits ou marchandises avant le transport ou à la réception afin de vérifier leur état. Souvent, des délais peuvent être imposés dans un contrat afin de faire valoir un bris ou autre problème. Il y a donc lieu d’agir promptement.

• Petit résumé pratico-pratique en lien avec chaque intervenant
• Généralement, pendant que le fournisseur a les biens en sa garde et son contrôle, il assume les risques de perte avant la délivrance au client ou au transporteur. Si le fournisseur est également en charge du transport des biens, il est responsable de leur perte tant et aussi longtemps qu’il ne les a pas livrés au client.
• Il peut être convenu que le transporteur assume les risques de perte du moment où il prend possession du produit jusqu’à sa délivrance chez le client ou à l’endroit indiqué par lui, qu’il fasse affaire avec un intermédiaire ou non.
• Il peut aussi arriver que le client se charge du transport et soit donc responsable de prendre possession des produits chez le fournisseur. Dans cette éventualité, il est important de déterminer si le fournisseur doit assumer les risques de perte des produits jusqu’à leur prise de possession par le concepteur ou uniquement jusqu’à ce que le fournisseur ait avisé le concepteur que les produits sont prêts (la délivrance).

• Contrepartie

Le prix est évidemment un élément important au contrat. On peut prévoir une liste de prix selon les quantités commandées. C’est à cet endroit qu’on détaillera les prix selon l’approvisionnement de base et l’approvisionnement excédentaire, le cas échéant.

Précisez également si le prix payé inclut l’emballage, la manutention et la livraison des biens; sinon, ces frais devront être détaillés au contrat.

De plus, si le contrat est d’une durée assez longue, songez à prévoir et à négocier les augmentations de prix en cours de route qui pourront couvrir la majoration des différents coûts pour le fournisseur et aussi l’impact de la fluctuation dans les devises, si requis.

Il est possible que le fournisseur prévoie des frais en cas d’annulation d’une commande ou si le client refuse de prendre livraison d’une commande. Dans le jargon, ces frais peuvent être appelés frais de désengagement. Ces frais peuvent être importants si le fournisseur fabrique pour son client des biens sur mesure.

D’autres frais possibles sont les frais de report, si le client désire reporter la livraison des biens à une date ultérieure ou s’il désire reporter la date de prise de possession des biens. Ces frais supplémentaires se rapportent au financement, à l’entreposage et aux assurances de biens.

• Modalités de paiement

Il y a lieu de prévoir les modalités de paiement de la facture. Est-ce qu’un dépôt est exigé à la signature du contrat? Le paiement est-il dû à la livraison des biens ou sur réception de la facture ou encore après un certain temps suivant la réception de la facture?

• Rabais

Il est de plus en plus fréquent que les fournisseurs offrent un rabais à leur client si le paiement de la facture s’effectue sur réception ou encore quelques jours après la réception. Cet escompte variera pour chaque entreprise, mais tourne généralement autour de 2 %.

• Retard de paiement

En tant que fournisseur, assurez-vous de prévoir le paiement d’intérêts en cas de retard de paiement. Il est aussi possible de prévoir la possibilité de suspendre les prochaines livraisons de biens si le client fait défaut de payer des commandes antérieures.

• Mesures de protection

Afin de garantir l’exécution complète des obligations des parties, l’une des parties peut exiger une sûreté en sa faveur. C’est généralement le cas pour le fournisseur, lorsque les biens ne sont pas payés lors de la livraison au client ou en cas d’engagements assez importants de l’une des parties ou suivant un défaut de sa part.

Mon conseil

Si vous acceptez des modalités de paiement alors que votre client est à l’étranger ou pour des commandes importantes, il peut être utile de faire des enquêtes de crédit sur vos clients ou de demander des références.

Voyons quelques types de sûretés qu’il peut être pertinent d’exiger au contrat. Assurez-vous que ces garanties soient bien rédigées par un conseiller juridique, qui pourra publier, si requis, leur mention dans les registres prévus à cette fin, dont le Registre des droits personnels et réels mobiliers (RDPRM).

• Le cautionnement lors de l’ouverture de compte

Dans certains cas, le fournisseur propose deux choix à ses clients. Le paiement de la facture s’effectue soit à la livraison, soit dans les 30 jours suivant la livraison. Dans ce dernier cas, le fournisseur exige parfois que le client procède à l’ouverture d’un compte pour bénéficier de cet avantage.

Dans la procédure d’ouverture du compte, il est fréquent que le fournisseur requière un cautionnement personnel des actionnaires de l’entreprise afin de garantir le paiement.

Mon conseil

En tant que client, assurez-vous de limiter dans la mesure du possible le cautionnement personnel en proposant des alternatives à vos fournisseurs, par exemple de payer un dépôt, ou encore demandez qu’on retire ce cautionnement lorsque l’entreprise aura démontré qu’elle est bonne payeuse. Sinon, vous pouvez toujours refuser l’ouverture de compte et payer vos biens à la livraison. Généralement, après un certain historique de paiement, les fournisseurs n’exigent plus le cautionnement personnel lors d’une ouverture de compte.

• Hypothèque

Le fournisseur pourrait exiger la prise d’une hypothèque mobilière sur les biens du client afin de garantir le paiement d’une grosse commande, par exemple. Ainsi en cas de défaut de paiement, le fournisseur peut saisir les biens en garantie, les prendre en paiement ou exercer un autre de ses recours hypothécaires.

• Réserve du droit de propriété

Il est également possible pour le fournisseur d’établir une réserve du droit de propriété sur les biens vendus tant et aussi longtemps que le client n’aura pas entièrement acquitté le prix convenu.

La réserve du droit de propriété permet au fournisseur de demeurer propriétaire des biens, même s’ils ont été livrés chez le client, jusqu’à ce qu’ils soient payés. Elle lui permet de reprendre les biens si le client fait défaut de respecter son obligation de les payer.

On prévoit généralement toutefois que le client est tenu d’assurer ces biens et est responsable de leur perte à compter de la prise de possession.

Mon conseil

Assurez-vous d’indiquer au contrat ou sur le bon de commande l’endroit où et la personne à qui seront livrés les biens, ou à quelles fins ils seront utilisés (où et chez qui). Cela vous permettra de faire appliquer plus facilement les mesures de protection en cas de défaut de paiement.

Exemple

Jean vend du bois pour la construction de maisons. Pour garantir son paiement, il a inclus à son contrat une clause de réserve du droit de propriété jusqu’à parfait paiement. Jean fait livrer le bois chez son client. Après plusieurs semaines de retard dans le paiement du bois, Jean désire faire valoir ses droits et reprendre possession du bois. Or, son client l’a utilisé pour un mandat et Jean n’arrive plus à retracer son bois.

• Assurances

À l’instar des sûretés prises pour garantir l’exécution du contrat, les parties peuvent exiger au contrat la prise d’assurances pour couvrir les risques de perte des biens. L’objectif de cette exigence est d’éviter qu’un sinistre ne mette en péril la situation financière d’une des parties et ne l’empêche de remplir ses obligations au contrat. Ainsi, il est primordial que le fournisseur ait des assurances pour couvrir les risques de perte des biens, tout comme le transporteur, le cas échéant.

• Résiliation et cas de défaut

Il y a lieu de prévoir les cas de résiliation advenant le défaut de l’une ou l’autre des parties. Parmi ces cas de défaut, on peut penser aux cas où:

• une partie ne se conforme pas à l’un ou l’autre de ses engagements découlant du contrat;
• l’une ou l’autre des sûretés prévues au contrat est réduite en valeur, déchue ou expirée avant que l’obligation qu’elle garantit soit exécutée;
• les activités d’une partie sont interrompues pour quelque raison que ce soit pendant une période consécutive de 30 jours ou plus;
• une partie fait cession de ses biens au bénéfice de ses créanciers ou liquide involontairement ses biens;
• une partie devient insolvable ou une requête en faillite la visant est déposée et un jugement final est rendu confirmant sa faillite;
• une des parties fait l’objet d’un changement de contrôle.

Conclusion

Généralement, le contrat d’approvisionnement se signe en début de relation entre le fournisseur et son client. Par la suite, les parties peuvent fonctionner par bons de commande, qui sont régis par les dispositions du contrat. Le présent chapitre se voulait un survol des principales dispositions, mais, chaque situation étant unique, assurez-vous de moduler votre entente en fonction de la véritable relation entre les parties. Aussi, évitez d’utiliser un modèle unique ou trouvé sur internet! Vu l’importance d’un bon contrat d’approvisionnement, n’hésitez pas à consulter un conseiller juridique, qui vous aidera à bien analyser la situation. Plusieurs clauses peuvent être négociées, c’est une bonne occasion de le faire.

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Sylvie Bougie, avocate

sbougie@vigiquebec.com